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8 Tipps zur perfekten Newsletter-Abmeldung

Eigentlich klingt es paradox, denn was soll an einer Newsletter-Abmeldung für den Versender schon gut sein? Tatsächlich kann aber auf unterschiedlichste Weise Schadensbegrenzung betrieben und im Idealfall der Kontakt zum Abonnenten sogar gehalten werden. Im folgenden einige Gedanken zur Gestaltung des Abmeldeprozesses:

  • Natürlich will man seine Abonnenten nicht direkt auf die Abmeldung stoßen, dennoch sollte der Abmeldelink gut sichtbar im Newsletter platziert werden, beispielsweise im Kopf oder Fußbereich. Zufriedene Abonnenten wird dies nicht beeinflussen und unzufriedene werden nicht dazu verleitet, den Newsletter als Spam zu markieren und so der Reputation des Versenders zu schaden.
  • Bei der Wahl des Abmeldeverfahrens gilt: weniger ist mehr. Im Gegensatz zur Anmeldung sollte die Abmeldung nicht mehrstufig sein, ein einfaches Opt-out genügt. Zudem ist der Newsletter-Anbieter gesetzlich dazu verpflichtet, die Abmeldung jederzeit und ohne zusätzliche Hürden, wie beispielsweise einem Login, zu ermöglichen.
  • Beim Opt-out Prozess stellt sich die Frage, ob der Abonnent vor dem Klick auf den Abmeldebutton seine E-Mail-Adresse, über die er den Newsletter empfangen hat, selbst eintragen muss, ob diese im Abmeldeformular bereits vorausgefüllt ist oder gar nicht kommuniziert wird. Erstgenannter Ansatz hat auf jeden Fall den Nachteil, dass der Abonnent eventuell gar nicht mehr weiß, mit welcher seiner E-Mail-Adressen er sich registiert hat und so vor eine ungeahnte Hürde gestellt wird.
  • Oft wird im Rahmen der Newsletter-Abmeldung nach den Gründen dafür gefragt. Dies ist durchaus legitim, darf aber keinesfalls eine Pflichtangabe sein. Eine umfassende Auswahl an Abmeldegründen sollte bereits vorgegeben sein, ein Freifeld werden die wenigsten ausfüllen.
  • Entweder basierend auf dem angegebenen Abmeldegrund oder unabhängig davon, können dem Empfänger alternative Möglichkeiten zur Abmeldung präsentiert werden: Beim Opt-down kann die Versandfrequenz reduziert, in einem Preference-Center können die Inhalte des Newsletters geändert werden. Aber Achtung: Solche Alternativen setzen natürlich entsprechend angepasste E-Mail-Kampagnen voraus.
  • Um den Kontakt trotz Abmeldung zu halten, kann versucht werden, ihn in einen anderen Kanal zu überführen – man spricht dabei von Opt-over. Hinweise auf Profile in sozialen Netzwerken sind hierbei gängige Praxis.
  • Sofern das unmittelbare Austragen aus dem Verteiler technisch nicht möglich ist, sollte entsprechend auf die Bearbeitungszeit hingewiesen werden. So kann Beschwerden oder gar Abmahnungen vorgebeugt werden, falls es zu einer Überschneidung von Abmeldung und geplantem Newsletterversand kommt. Grundsätzlich sind lange Wartezeiten aber natürlich unerwünscht.
  • Bleibt noch die Frage nach einer letzten Abmeldebestätigung, denn eigentlich möchte der ehemalige Abonnent ja keine weiteren E-Mails mehr erhalten. Tatsächlich wird eine letzte Bestätigungsmail aber durchaus toleriert oder ist sogar erwünscht, sofern sie keine werblichen Inhalte enthält. Wie bei der Bestätigung im Double Opt-in Verfahren bei der Anmeldung sollte sie im Nur-Text-Format erfolgen.

Grundsätzlich gilt: Die Abmeldung sollte so einfach wie möglich gestaltet sein. Das versendende Unternehmen muss abwägen, welche der oben aufgeführten Zusatzfunktionen tatsächlich benötigt werden und wie diese sinnvoll in den Abmeldeprozess integriert werden können, ohne ihn zu sehr zu überladen und unübersichtlich zu machen.

Wertvolle Kontakte trotz Abmeldung erhalten

Meldet sich der Newsletter-Abonnent aus unserem Verteiler ab, verliert der Versender eine wertvolle Kontaktmöglichkeit. Was können wir nun tun, um den Kontakt zu Nutzern vielleicht doch zu erhalten, wenn sie sich dazu entscheiden, den Kontakt zu uns abzubrechen? Opt-down und Opt-over sind die Zauberworte.

Opt-down

Beim Opt-down bieten wir dem Empfänger auf der Abmeldeseite die Möglichkeit, die endgültige Abmeldung noch einmal zu überdenken und stattdessen vorerst die Versandfrequenz zu reduzieren. So kann beispielsweise von einem wöchentlichen auf einen monatlichen Newsletter umgestiegen werden. Häufig ist weniger der Inhalt des Newsletters, als die Versandhäufigkeit oder der Unmut über einen ohnehin schon überfüllten Posteingang der Grund für die Abmeldung. Eine Reduzierung der Kontaktfrequenz wird also gern angenommen und uns als Versender gehen wertvolle Kontaktmöglichkeiten nicht verloren.

Opt-over

Mit dem Opt-over können wir die eigentliche Abmeldung zwar nicht verhindern, erhalten aber im Idealfall den wertvollen Kontakt, indem wir ihn in einen anderen Kanal überführen. So können auf der  Abmeldeseite Hinweise zur Vernetzung mit dem Unternehmen in sozialen Netzwerken gegeben oder Informationsmöglichkeiten über andere Medien wie Print und Mobil bereitgestellt werden. Somit besteht auch nach der Newsletter-Abmeldung die Chance, den Empfänger über andere Wege weiterhin zu informieren – vorausgesetzt, er gibt hierzu sein Einverständnis.